Sachbearbeiter Kundendienst / Serviceinnendienst m/w/d

Verantwortungsbereich

Der Stelleninhaber unterstützt die Kundendienstleitung und sorgt für einen verlässlichen Informations- und Auftragsfluss zwischen Kunden, Servicetechnikern, Lieferanten und internen Schnittstellen. Er übernimmt Ergebnisverantwortung für die vollständig, termingerecht und nachvollziehbar bearbeiteten Aufgaben.

Kernaufgaben

• Annahme, Erfassung und Bearbeitung eingehender Kundenanfragen und Serviceaufträge
• Telefonische Betreuung der Kunden sowie Klärung und Weiterleitung von Anliegen
• Terminplanung und Mitwirkung bei der Disposition der Servicetechniker
• Überwachung laufender Aufträge, Termine und erforderlicher Rückmeldungen
• Prüfung und Bearbeitung der digital übermittelten Monteurberichte
• Nachforderung fehlender Angaben, Dokumentationen und Leistungsnachweise
• Prüfung von Material- und Leistungsdaten sowie Vorbereitung der Auftragsabrechnung
• Pflege von Kunden-, Objekt-, Anlagen- und Auftragsdaten im betrieblichen System
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Reklamationen und offenen Servicevorgängen
• Unterstützung der Kundendienstleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Kommunikation und Zusammenarbeit

• Wertschätzende, professionelle und zielgerichtete Kommunikation mit Kunden, Servicetechnikern, Lieferanten und Kollegen
• Zeitnahe Rückmeldung relevanter Sachverhalte an die Kundendienstleitung bzw. den Vorgesetzten
• Unverzügliche Information bei Reklamationen, Eskalationen, Terminproblemen oder sonstigen außergewöhnlichen Vorgängen
• Teilnahme an Team-, Büro- und Mitarbeitendenbesprechungen sowie bei Bedarf an Monteurbesprechungen, Schulungen und Seminaren

Steuerungs- und Erfolgsfokus

Wesentliche Qualitätsmerkmale sind vollständige Auftragsunterlagen, aktuelle Daten, termingerechte Bearbeitung, verlässliche Rückmeldungen, abrechnungsfähige Monteurberichte und ein professioneller Kundenkontakt. Erfolgreich ist die Funktion, wenn Kundenanliegen strukturiert bearbeitet, Techniker wirksam unterstützt und Serviceaufträge ohne unnötige Verzögerungen bis zur Abrechnung geführt werden.

Anforderungsprofil

Gesucht wird eine organisationsstarke, kundenorientierte und zuverlässige Persönlichkeit mit kaufmännischer, technischer oder handwerklicher Ausbildung. Idealerweise bestehen Erfahrungen im Kundendienst, Serviceinnendienst, in der Disposition oder Auftragsabwicklung. Technisches Grundverständnis ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Erwartet werden ein sicherer Umgang mit EDV- und Office-Anwendungen, eine klare Ausdrucksweise in Wort und Schrift sowie eine selbstständige, sorgfältige und teamorientierte Arbeitsweise. Auch geeignete Quereinsteiger aus dem Handwerk, technischen Großhandel oder vergleichbaren Dienstleistungsbereichen sind willkommen.

Arbeitsmittel und Vorgaben

Zur Verfügung stehen die für die Tätigkeit notwendigen Arbeitsmittel, insbesondere PC, Telefon, Software sowie die betriebliche Infrastruktur. Maßgeblich sind die Unternehmensrichtlinien, das QM-Handbuch, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Datenschutzvorgaben sowie die geltenden Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften.